Réussir vos demandes de soumission : Mode d'emploi (partie 2)

Étape 6: Préparer les documents pour appel de service
- Prévoir de 2 semaines à 4 semaines afin de recevoir toutes les offres
- Indiquer les possibilités de visiter le futur chantier (avec qui et quand)
- Indiquer une personne contact pour répondre aux questions et qui pourra prendre les rendez-vous

Étape 7 : Sélection des fournisseurs invités à soumissionner
Dans le but de vouloir des fournisseurs de qualité, nous allons faire une première sélection en cherchant :
- dans des réseaux de référencement  (ex : fournisseurs APQ,..)
- Regroupement d'entrepreneurs
- Ordres professionnels
- Regroupement d'entreprises
En dernier recours, on cherche des références sur Internet.

Étape 8 : Évaluation des réponses
Nous attendons la réponse de tous avant de regarder quoi que ce soit, à la date de fin de l'appel de service.
Toutes les réponse reçues hors-délai sont exclues.
Ceux qui ne répondent aux critères de base sont exclus.
Ceux qui ne peuvent pas respecter les délais sont exclus.

Comparer les détails de l'offre de service, pas seulement le prix mais l'ensemble de l'offre.
Il ne faut pas nécessairement choisir le meilleur prix, mais tenir compte de la réputation pour le type de travaux à effectuer.  (Lettre de références reçues)

Recherche pour voir si des litiges ont eu lieu ou sont en cours avec l'entrepreneur.  (Palais de justice, CSST, RBQ, CCQ et les ordres professionnels concernés)

Étape 9 : Signature du contrat
Appeler la personne choisie et faire préparer le contrat. Vous devez vous assurer qu'il reflète :
- tous les critères de l'appel de service
- les termes de paiement
- la date des travaux
- si l'ampleur des travaux le justifie, prévoir une retenue, généralement 10% pour 3 à 12 mois.

Bons travaux!