Il est important de bien comprendre la différence entre la manière d'établir le quorum requis pour la tenue d'une réunion des membres du conseil d'administration, et celui requis pour la tenue d'une assemblée des copropriétaires.
Les réunions du conseil d'administration
Dans la majorité des cas, le conseil d'administration d'un syndicat de copropriété sera formé de personnes qui sont des copropriétaires en titre d'au moins une fraction dans l'immeuble de la copropriété. Ces personnes sont élues annuellement par les copropriétaires réunis en assemblée générale.
Des pouvoirs administratifs et décisionnels sont attribués aux administrateurs de la copropriété, mais ces pouvoirs sont ceux du conseil d'administration, et non pas de ces membres pris isolément. Le Conseil d'administration doit donc se réunir pour exercer son pouvoir décisionnel, et pour qu'une telle décision soit valable il est essentiel que la majorité de ses membres soient présents à la réunion1.
Cette «majorité» constitue ce que nous appelons le «quorum». Par exemple, dans le cas d'un conseil d'administration formé de cinq personnes et dont tous auront été valablement convoquées, la présence d'au moins trois administrateurs sera requise pour que celle-ci puisse avoir lieu. Par contre, il est important de comprendre que toute décision du conseil sera tout de même assujettie à la règle de la majorité: dans notre exemple il faudra que les trois administrateurs présents votent en faveur d'une proposition pour que celle-ci puisse être adoptée par le conseil d'administration et constituer une décision du conseil.
Il est important de comprendre que le nombre de voix à l'assemblée des copropriétaires que détiennent les membres du conseil en tant que copropriétaire de l'immeuble n'entre nullement en ligne de compte lors du calcul du quorum, ou d'un vote au sein du conseil d'administration. De plus, tous les membres du conseil détiennent un nombre égal de voix lorsqu'il s'agit de voter sur une proposition soumise dans le cadre d'une réunion du conseil, aucun des membres disposant d'un vote prépondérant.
L'assemblée des copropriétaires
Contrairement aux règles visant les réunions du conseil d'administration, le calcul du quorum pour les fins de la tenue d'une assemblée générale ou spéciale des copropriétaires tient compte du nombre de voix attribuées aux fractions des copropriétaires par la déclaration de copropriété. Donc, le quorum sera formé non par la présence en personne ou par procuration d'une majorité en nombre des copropriétaires de l'immeuble, mais plutôt par la majorité des voix qu'elles détiennent aux termes de la déclaration de copropriété. Ce nombre de voix correspond à la valeur relative d'une fraction exprimée en pourcentage, et donc le quorum sera valablement formé par la présence en personne, ou par procuration, d'un nombre de copropriétaires qui détiennent ensemble plus que 50% des voix détenues par l'ensemble des copropriétaires. Lorsque ceci atteint, l'assemblée peut être officiellement ouverte et pourra traiter des sujets figurant à l'ordre du jour et pourra exercer son pouvoir décisionnel, sous réserve de respecter les majorités prévues aux articles 1096 C.c.Q. (majorité simple pour décisions ordinaires de l'assemblée), 1097 C.c.Q. (double majorité pour les sujets qui y figurent) et 1098 C.c.Q. (double majorité spéciale pour les sujets qui y figurent).
Pour les décisions qui peuvent faire l'objet d'un vote selon la simple majorité des voix de l'article 1096 C.c.Q. (exemple: l'adoption d'un règlement d'immeuble), la proposition sera adoptée si elle reçoit l'appui d'une majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée par procuration. Donc, il est important de connaître le nombre de voix détenues par ces personnes, pour ensuite déterminer le nombre de voix détenues par tous ceux qui votent POUR, versus tous ceux qui votent CONTRE. Lorsqu'il y a plus de voix POUR que CONTRE, la proposition est adoptée.
Dans le contexte d'une vote nécessitant les majorités plus importantes prévues aux articles 1097 et 1098 C.c.Q., il peut arriver qu'il soit impossible de l'atteindre, même s'il y a quorum.
Dans le cas de l'article 1097 C.c.Q., un vote portant sur l'un des sujets mentionnés (exemple: une proposition de modifier les parties communes de l'immeuble), exige en premier une majorité en nombre des copropriétaires en titre de l'immeuble (et non pas uniquement ceux présents ou représentées à l'assemblée), et deuxièmement, que tous les copropriétaires qui auront voté en faveur de la proposition détiennent ensemble un minimum de 75% des voix détenues par l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble. Il faut comprendre également qu'il doit être tenu compte des copropriétaires indivisaires (par exemple une fraction appartenant à plus qu'une personne comme dans le cas de conjoints) dans le calcul du nombre de copropriétaires de l'immeuble des copropriétaires indivisaires. Dans ce cas, le nombre de copropriétaires sera probablement supérieur au nombre d'unités d'habitation formant l'immeuble.
Dans les cas où moins que 75% des voix sont présentes ou représentées par procuration à l'assemblée, la possibilité pour l'assemblée à prendre une décision selon la majorité prévue à l'article 1097 C.c.Q. devient alors illusoire, de même que pour les décisions assujetties à l'article 1098 C.c.Q.
En cas d'incertitude, n'hésitez pas à nous contacter.
Les réunions du conseil d'administration
Dans la majorité des cas, le conseil d'administration d'un syndicat de copropriété sera formé de personnes qui sont des copropriétaires en titre d'au moins une fraction dans l'immeuble de la copropriété. Ces personnes sont élues annuellement par les copropriétaires réunis en assemblée générale.
Des pouvoirs administratifs et décisionnels sont attribués aux administrateurs de la copropriété, mais ces pouvoirs sont ceux du conseil d'administration, et non pas de ces membres pris isolément. Le Conseil d'administration doit donc se réunir pour exercer son pouvoir décisionnel, et pour qu'une telle décision soit valable il est essentiel que la majorité de ses membres soient présents à la réunion1.
Cette «majorité» constitue ce que nous appelons le «quorum». Par exemple, dans le cas d'un conseil d'administration formé de cinq personnes et dont tous auront été valablement convoquées, la présence d'au moins trois administrateurs sera requise pour que celle-ci puisse avoir lieu. Par contre, il est important de comprendre que toute décision du conseil sera tout de même assujettie à la règle de la majorité: dans notre exemple il faudra que les trois administrateurs présents votent en faveur d'une proposition pour que celle-ci puisse être adoptée par le conseil d'administration et constituer une décision du conseil.
Il est important de comprendre que le nombre de voix à l'assemblée des copropriétaires que détiennent les membres du conseil en tant que copropriétaire de l'immeuble n'entre nullement en ligne de compte lors du calcul du quorum, ou d'un vote au sein du conseil d'administration. De plus, tous les membres du conseil détiennent un nombre égal de voix lorsqu'il s'agit de voter sur une proposition soumise dans le cadre d'une réunion du conseil, aucun des membres disposant d'un vote prépondérant.
L'assemblée des copropriétaires
Contrairement aux règles visant les réunions du conseil d'administration, le calcul du quorum pour les fins de la tenue d'une assemblée générale ou spéciale des copropriétaires tient compte du nombre de voix attribuées aux fractions des copropriétaires par la déclaration de copropriété. Donc, le quorum sera formé non par la présence en personne ou par procuration d'une majorité en nombre des copropriétaires de l'immeuble, mais plutôt par la majorité des voix qu'elles détiennent aux termes de la déclaration de copropriété. Ce nombre de voix correspond à la valeur relative d'une fraction exprimée en pourcentage, et donc le quorum sera valablement formé par la présence en personne, ou par procuration, d'un nombre de copropriétaires qui détiennent ensemble plus que 50% des voix détenues par l'ensemble des copropriétaires. Lorsque ceci atteint, l'assemblée peut être officiellement ouverte et pourra traiter des sujets figurant à l'ordre du jour et pourra exercer son pouvoir décisionnel, sous réserve de respecter les majorités prévues aux articles 1096 C.c.Q. (majorité simple pour décisions ordinaires de l'assemblée), 1097 C.c.Q. (double majorité pour les sujets qui y figurent) et 1098 C.c.Q. (double majorité spéciale pour les sujets qui y figurent).
Pour les décisions qui peuvent faire l'objet d'un vote selon la simple majorité des voix de l'article 1096 C.c.Q. (exemple: l'adoption d'un règlement d'immeuble), la proposition sera adoptée si elle reçoit l'appui d'une majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée par procuration. Donc, il est important de connaître le nombre de voix détenues par ces personnes, pour ensuite déterminer le nombre de voix détenues par tous ceux qui votent POUR, versus tous ceux qui votent CONTRE. Lorsqu'il y a plus de voix POUR que CONTRE, la proposition est adoptée.
Dans le contexte d'une vote nécessitant les majorités plus importantes prévues aux articles 1097 et 1098 C.c.Q., il peut arriver qu'il soit impossible de l'atteindre, même s'il y a quorum.
Dans le cas de l'article 1097 C.c.Q., un vote portant sur l'un des sujets mentionnés (exemple: une proposition de modifier les parties communes de l'immeuble), exige en premier une majorité en nombre des copropriétaires en titre de l'immeuble (et non pas uniquement ceux présents ou représentées à l'assemblée), et deuxièmement, que tous les copropriétaires qui auront voté en faveur de la proposition détiennent ensemble un minimum de 75% des voix détenues par l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble. Il faut comprendre également qu'il doit être tenu compte des copropriétaires indivisaires (par exemple une fraction appartenant à plus qu'une personne comme dans le cas de conjoints) dans le calcul du nombre de copropriétaires de l'immeuble des copropriétaires indivisaires. Dans ce cas, le nombre de copropriétaires sera probablement supérieur au nombre d'unités d'habitation formant l'immeuble.
Dans les cas où moins que 75% des voix sont présentes ou représentées par procuration à l'assemblée, la possibilité pour l'assemblée à prendre une décision selon la majorité prévue à l'article 1097 C.c.Q. devient alors illusoire, de même que pour les décisions assujetties à l'article 1098 C.c.Q.
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