Vous avez choisi de vendre votre condo et vous avez réussi à trouver un acheteur. Toutefois, comme tout acheteur averti, il voudrait en savoir plus sur la copropriété dans laquelle votre condo est situé. Quels sont les documents et autres renseignements que l'on risque de vous demander dans les mois et les semaines qui précèdent la signature de l'acte de vente ?
Tout d'abord, il est important à noter qu'en vertu de l'article 1069 du Code civil du Québec, la personne qui propose d'acquérir votre unité de condo peut demander au syndicat des copropriétaires un état des charges communes dues et impayées en rapport avec votre unité. La loi permet au proposant acheteur d'obtenir ces renseignements, car cet article le tient responsable du paiement de toutes les charges impayées par le vendeur au moment de la vente. Bien évidemment, l'acheteur ne voudrait pas avoir à payer ces charges au syndicat, alors la loi lui permet de savoir d'avance les montants des charges impayées.
Dans des circonstances normales, c'est le notaire instrumentant de la transaction de vente qui en tiendra compte dans la répartition des sommes dues aux termes de la transaction, et c'est le notaire qui retiendra ces sommes sur le produit de la vente et qui le transmettra au syndicat dans les jours qui suivront la signature et la publication de l'acte.
Dans la plupart des cas, c'est le notaire instrumentant de la transaction qui adressera cette demande d'information au syndicat pour le compte de l'acheteur dans les jours précédant la vente. Le syndicat dispose d'un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande pour y donner suite en fournissant l'état des charges. Si le syndicat (ou parfois son gestionnaire) ne répond pas dans les délais, l'acheteur ne pourra être tenu responsable du paiement de ces sommes en souffrance.
Il est à noter que, bien que le proposant acheteur puisse adresser une telle demande d'information au syndicat, ceci est exceptionnel et ne lui permet pas de demander au syndicat de consulter ou d'obtenir copie des divers documents dont la loi requiert la conservation par le syndicat dans son registre en vertu de l'article 1070 du Code civil du Québec. Il est à rappeler que le registre de la copropriété est tenu à la disposition des copropriétaires par le syndicat, et que le proposant acheteur n'étant pas un copropriétaire en titre, ne peut exiger du syndicat de le consulter.
Depuis 2012, les courtiers immobiliers utilisent un formulaire intitulé «Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires». Ce formulaire, dont la forme est prescrite par l'Organisme d’auto-règlementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ), permet au copropriétaire vendeur de demander au syndicat des copropriétaires de répondre à certaines questions sur l'immeuble et son administration, et l'autorise à divulguer ces renseignements à un courtier immobilier avec lequel le copropriétaire a signé un contrat de courtage immobilier pour la vente de son condominium.
L'usage de ce formulaire est recommandé par l'OACIQ à ces membres lorsqu'ils acceptent un mandat de courtage d'un copropriétaire qui désire vendre son condominium. Il est à noter que ce formulaire, lequel englobe la majorité des questions habituellement adressées au syndicat de copropriété par le notaire instrumentant de la vente dans les semaines précédant la transaction, est destiné à être présenté au syndicat pour réponse suivant la signature du contrat de courtage. En principe, le but visé par ce formulaire est de permettre au courtier immobilier du vendeur d'avoir en main des renseignements pertinents, ainsi que certains documents précis, avant même que le copropriétaire vendeur n'ait reçu une promesse d'achat.
L'usage par le courtier immobilier du formulaire de promesse d'achat visant une copropriété prescrit par l'OACIQ est obligatoire, et contient une clause par laquelle la promesse d'achat est conditionnelle à ce que l'offrant puisse examiner et se déclarer satisfait des documents fournis par le vendeur, entre autres le formulaire de renseignements mentionné ci-haut.
En complément aux renseignements qui seront demandés au syndicat des copropriétaires, nous recommandons au copropriétaire d'avoir en sa possession les documents suivants et dont il pourra remettre une copie à celui de qui il reçoit une promesse d'achat :
son dernier avis de cotisation de frais de condominium, ainsi que celui de toute cotisation spéciale en cours
le dernier état financier transmis aux copropriétaires
la copie de la police d'assurance du syndicat (ou le certificat de couverture s'il ne possède pas de copie de la police intégrale)
copie de la déclaration de copropriété et du règlement d'immeuble et de leurs modifications
Il est recommandé que le syndicat de copropriété se prépare à pouvoir fournir des renseignements entre autres, sur les sujets et questions suivants :
Le montant actuel des frais de condo mensuels et le dernier versement effectué par le vendeur, et s'il y a des frais impayés.
Le montant de toute cotisation votée, ou prévue par le syndicat et l'échéance de paiement de celle-ci.
Le montant accumulé dans le fonds de prévoyance.
Est-ce que le syndicat prévoit un déficit d'opération ou un surplus pour l'exercice en cours ?
Est-ce que le syndicat a connaissance d'une procédure, arbitrage ou mise en demeure contre ou par lui contre un tiers ou un copropriétaire ?
Est-ce que le syndicat a connaissance d'un jugement contre lui qui serait en cours d'exécution ?
Est-ce que le syndicat est immatriculé au Registre des entreprises ?
Est-ce que le syndicat possède une couverture d'assurance tous risques ?
Il est important de comprendre que les réponses fournies et le portrait de la situation du syndicat pourraient changer entre le moment où ces renseignements sont fournis et la date éventuelle d'une promesse d'achat ou de la transaction de vente. Une revérification pourrait donc s'imposer, et le notaire instrumentant adressera habituellement les mêmes questions en la forme d'une demande écrite au syndicat dans les semaines avant la signature de la vente.
Une bonne tenue des dossiers financiers et du registre du syndicat aideront grandement le syndicat à pouvoir répondre efficacement et en temps utile aux questions posées dans ce formulaire et à se préparer à répondre aux demandes d'information que pourrait adresser le notaire chargé de la transaction de vente.
Pour toute question en droit immobilier, locatif et en copropriété, n'hésitez pas à communiquer avec notre équipe de juristes spécialisés en la matière.
La vente de votre condominium : vous avez trouvé un acheteur, mais quelle est la suite ?
