Une fois que le budget sera fixé de manière définitive par le conseil d'administration, celui-ci devra aviser chaque copropriétaire du montant de ses contributions et de la date où elles sont exigibles.
Habituellement, cet avis prendra la forme d'un avis écrit adressé à chaque copropriétaire contenant le détail des contributions (habituellement sur une base mensuelle) que celui-ci devra verser au syndicat pour l'année à venir. Le règlement d'immeuble de la déclaration de copropriété peut contenir des dispositions sur la procédure de cotisation et de recouvrement des contributions aux charges communes, telles que l'obligation de fournir au conseil d'administration une série de chèques en prévisions des versements mensuels à venir, ainsi qu'une procédure à suivre par le conseil préalable à l'exercice des recours légaux du syndicat de copropriété lorsque un copropriétaire néglige ou refuse de d'acquitter ses charges communes.
La privation du droit de vote
Tout copropriétaire qui, depuis plus de trois mois, n'a pas acquitté sa quote-part des charges communes ou sa contribution aux fonds de prévoyance, est privé de son droit de vote à l'assemblée générale des copropriétaires.
La Cour des petites créances
Le syndicat de copropriété peut instituer une demande devant la Division des Petites créance de la Cour du Québec contre le copropriétaire qui néglige ou refuse d'acquitter sa quote-part des charges communes ou sa contribution au fonds de prévoyance. La demande du syndicat peut porter uniquement sur les sommes échues à la date où la demande est déposée à la Cour et ne peut valoir pour les sommes venant à échéance entre cette date et les dates de l'audience et du jugement éventuel. La juridiction monétaire de cette division de la Cour du Québec se limite à 7000$. Dans certains cas la demande du syndicat sera non admissible s'il avait cinq employés ou plus dans les douze mois précédents.
L'hypothèque légale
Le syndicat de copropriété peut aussi faire une hypothèque légale sur la fraction d'un copropriétaire qui refuse ou néglige d'acquitter sa quote-part des charges communes ou sa contribution au fonds de prévoyance pendant une période de plus de trente jours. Aux termes de la loi et de la déclaration de copropriété, l'hypothèque légale du syndicat des copropriétaires grève la fraction du copropriétaire en défaut, pendant plus de trente jours, de payer sa quote-part des charges communes ou sa contribution au fonds de prévoyance; elle est acquise à compter de l'inscription d'un avis au Registre foncier du Québec, indiquant la nature de la réclamation, le montant exigible au jour de l'inscription de l'avis, le montant prévu pour les charges et créance de l'année financière en cours et celles des deux années qui suivent.
L'inscription demeurera valide pendant une période de trois ans à compter de la date de son inscription et pendant cette période le syndicat, si le copropriétaire persiste dans son refus d'acquitter sa contribution aux charges, pourra décider de publier un préavis d'exercice (annonçant son intention, dans la majorité des cas, à demander au Tribunal le droit de faire vendre en justice la fraction et demander le délaissement par le copropriétaire), ou de déposer une demande en justice au Tribunal pour demander que le copropriétaire soit condamné à verser les sommes échues au syndicat de copropriétaires.
Il s'agit d'une mesure contraignante peu agréable pour le copropriétaire qui est en défaut de payer, sans parler des effets néfastes possibles pour son dossier de crédit, car son créancier hypothécaire sera automatiquement alerté de l'inscription de l'hypothèque légale par le Registre foncier du Québec.
La responsabilité de l'acquéreur des charges communes impayées
Depuis l'année 2002, en vertu de certaines modifications apportées au Code civil du Québec, la personne qui acquiert une fraction de copropriété divise devient maintenant responsable du paiement des charges communes impayées par le copropriétaire précédent. L'article 1069 du Code civil du Québec l'énonce clairement: «Celui qui, par quelque mode que ce soit, y compris par suite de l'exercice d'un droit hypothécaire, acquiert une fraction de copropriété divise est tenu au paiement de toutes les charges communes dues relativement à cette fraction au moment de l'acquisition. Celui qui se propose d'acquérir une fraction de copropriété peut néanmoins demander au syndicat des copropriétaires un état des charges communes dues relativement à cette fraction et le syndicat est, de ce fait, autorisé à le lui fournir, à la condition d'aviser au préalable le propriétaire de la fraction ou ses ayants cause. Le proposant acquéreur n'est alors tenu au paiement de ces charges communes que si l'état lui est fourni par le syndicat dans les quinze jours de la demande. L'état fourni est ajusté selon le dernier budget annuel des copropriétaires. Il faut comprendre que s'il n'y a pas de demande à cet effet de la part du proposant acquéreur, celui-ci devient automatiquement responsable du paiement des charges communes impayées du vendeur.
La perception des charges communes des copropriétaires du syndicat: un aspect important de la gestion de l'immeuble
