Beaucoup de personnes siégeant à titre de membre d'un conseil d'administration d'une copropriété se posent la question: Qu'est ce que le registre du syndicat de copropriété, et que contient-il?
Le syndicat de copropriété et conséquemment, le conseil d'administration, doit constituer et tenir un «registre de la copropriété». L'article 1070 du Code civil du Québec précise que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant les informations suivantes:
- le nom et l'adresse de chaque copropriétaire (celui à l'immeuble de la copropriété ou tout autre adresse du domicile du copropriétaire s'il n'habite pas l'immeuble), et de chaque locataire;
- les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d'administration;
· les états financiers;
Il tient aussi à leur disposition:
· la déclaration de copropriété;
· les copies des contrats auxquels il est partie (exemple: services d'entretien paysager, déneigement, etc.);
· une copie du plan cadastral
· les plans et devis de l'immeuble bâti
· tous autres documents relatifs à l'immeuble et au syndicat.
La tenue rigoureuse du registre est une tâche très importante, laquelle est souvent déléguée à un membre du conseil d'administration, habituellement le ou la secrétaire du conseil. Il s'agit d'un outil de gestion précieux pour le conseil, ainsi qu'une source d'information importante sur laquelle un proposant acheteur, ou son notaire poseront des questions dans le cadre d'une vente. Toutefois, parce que ce registre doit être tenu à la disposition des «copropriétaires», un proposant acheteur (et donc un tiers non-propriétaire) n'a pas le droit de le consulter, seulement d'adresser des questions précises au syndicat, soit personnellement, ou par l'entremise du notaire instrumentant.
De plus, l'expression «tient à la disposition» doit être interprété dans le sens où le registre peut être consulté par un copropriétaire, mais n'oblige pas le conseil de lui remettre des copies des documents s'y trouvant, sur demande. Il est préférable que le syndicat adopte au moyen d'un règlement d'immeuble, des règles de consultation du registre, telles que comment le copropriétaire doit en faire la demande, le lieu et conditions de la consultation, les frais exigibles par le syndicat pour les photocopies, etc. Un tel règlement d'immeuble pourra être adopté par l'assemblée des copropriétaires au moyen d'une résolution appuyée par le vote d'une majorité des voix des copropriétaires calculée selon le nombre de voix attribuées par la déclaration de copropriété. Le texte du règlement est consigné au registre de la copropriété par la suite.
L'accès au registre par les copropriétaires connaît aussi ses limites. Dans l'affaire de Fortier et als. Syndicat des copropriétaires Condominium Les Châtelets[1], des copropriétaires demandaient d'accéder à l'état mensuel détaillé des revenus et dépenses nécessaires à la préparation des états financiers au motif qu'il s'agissait de «documents relatifs à l'immeuble» tel que mentionné à l'article 1070 C.c.Q. Or, le Tribunal a jugé que ce ne sont que les états financiers, en tant que documents comptables que le syndicat doit tenir à la disposition des copropriétaires, par le biais de l'article 1070 C.c.Q. , soit comme document d'information en prévision d'une assemblée des copropriétaires aux termes de l'article 1087 C.c.Q. De plus. Le Tribunal a précisé que les livres de comptabilité peuvent contenir, le cas échéant, des renseignements au sujet des copropriétaires ou de leur situation personnelle, et qu'en matière d'information financière et de comptabilité de copropriété, si le législateur avait voulu qu'il en soit autrement, il l'aurait certes prévu considérant la précision du libellé des articles 1070 et 1087 C.c.Q. En conséquence, les demandeurs ne pouvaient avoir accès sans contraintes et de façon complète aux livres de comptabilité de la copropriété couvrant cinq exercices financiers.